La etiqueta japonesa, como los saludos y las reverencias, es un aspecto de la cultura japonesa que está atrayendo la atención internacional. Estas prácticas de etiqueta también son observadas rigurosamente por muchas personas como modales estándar en el mundo empresarial japonés.
"Ho-ren-so" es una de las normas básicas de etiqueta empresarial a la que los japoneses dan gran importancia. Si está pensando en trabajar en Japón, aprender y practicar el Ho-ren-so le ayudará a realizar su trabajo y tareas con mayor fluidez. En este artículo, presentaremos el significado de Ho-ren-so y cómo usarlo en la práctica.
Informar, contactar y consultar es una de las normas de etiqueta de la comunicación.
En japonés, hay una verdura que tiene la misma pronunciación que hourenso, pero en el ámbito empresarial, hourenso es una abreviatura formada por las primeras letras de las tres palabras "informe", "contacto" y "consulta".
Cada función de informes, contacto y consultoría tiene su propia función. Aprenda a usarlas adecuadamente según la situación.
informe
En el ámbito empresarial, "informar" se refiere a que un subordinado informe a un superior sobre el progreso del trabajo o las tareas asignadas. Al informar periódicamente a los subordinados sobre el estado del trabajo asignado, los superiores pueden comprender fácilmente el estado actual de las tareas, lo que facilita el progreso y la gestión del proyecto. Además, al informar de inmediato ante una emergencia, es posible responder rápidamente antes de que el problema empeore.
contacto
En el ámbito empresarial, "contacto" significa comunicar hechos y decisiones sin añadir opiniones ni especulaciones propias. Lo que diferencia "contacto" de "informe" es que se utiliza para informar a las partes relevantes sin tener en cuenta las relaciones jerárquicas en el entorno laboral. El contenido del contacto varía desde muy urgente hasta menos importante para el destinatario. El contacto se considera importante porque la comunicación detallada dentro de una empresa o equipo facilita la creación de un sistema de cooperación en el entorno laboral cuando surgen problemas.
consulta
En el ámbito empresarial, se utiliza la palabra "consulta" cuando no estás seguro de una decisión que puedes tomar por tu cuenta o cuando quieres conocer la opinión de alguien.
Encuentra una solución pidiendo consejo a tu jefe, a tus compañeros de trabajo o a alguien con experiencia en un campo específico. Consultar puede ayudarte a identificar inquietudes o nuevas ideas que hayas pasado por alto, por lo que puede ser más eficiente consultar primero en lugar de preocuparte solo por ello durante mucho tiempo.
¿Por qué es importante informar, comunicar y consultar?
Actuar con un enfoque en la elaboración de informes, la comunicación y la consultoría tiene más probabilidades de generar resultados. En el trabajo, la cooperación es necesaria entre los empleados y con los socios externos. Sin embargo, cuantas más personas participan en un proyecto, mayor es la probabilidad de malentendidos y errores de comunicación. En este caso, si se puede compartir la información con precisión y rapidez, teniendo en cuenta la elaboración de informes, la comunicación y la consultoría, se obtendrán mejores resultados. Además, si la información se comparte con antelación mediante informes, comunicación y consultoría, incluso si se produce un error durante el trabajo, otros lo detectarán y lo señalarán, lo que sirve como medida preventiva para evitar problemas.
informar, comunicar y consultar?¿Cuándo se debe
¿En qué situaciones específicas debería informar, contactar o consultar? Explicaremos algunas situaciones empresariales comunes y ofreceremos ejemplos que pueden usarse al informar, comunicarse y consultar.
informe
Ejemplo: Informar sobre el progreso de una tarea que le solicitó su jefe
Me gustaría informarles sobre el progreso de las tareas de hoy. Hoy me reuní con el cliente y finalicé los requisitos del proyecto. El cronograma aún no está finalizado, así que les informaré sobre el progreso mañana.
contacto
Ejemplo: Informar a su empresa que llegará tarde
Debido a un retraso en el tren, llegaré al trabajo unos 30 minutos tarde hoy. Disculpen la tardanza.
consulta
Ejemplo: Hablar con tu jefe sobre un proyecto
Me gustaría hablar sobre el cronograma del proyecto. Por favor, agende una cita esta tarde.
informar, comunicar y consultarPuntos a tener en cuenta al
No tiene sentido informar, comunicar ni consultar si solo se transmite la información que se desea compartir. Compartir información innecesaria solo ralentizará el trabajo. Al informar, comunicar y consultar, se debe tener cuidado con el orden y el método de comunicación.
Informar de las malas noticias con anticipación
Puede ser difícil decirle información incorrecta a su jefe, pero avisarle desde el principio le ayudará a tomar decisiones rápidas y evitar problemas más adelante.
・Transmitir el contenido de forma concisa, comenzando por los resultados.
Al comunicarse o consultar, si explica las cosas en orden cronológico para asegurarse de que la otra persona las comprenda, la conversación se alargará. Si informa, comunica y consulta sin aclarar el contenido, solo hará perder el tiempo a su jefe o colegas. Por lo tanto, es mejor resumir brevemente los antecedentes y el propósito del contenido y presentar primero la conclusión. Usar notas o documentos también es un método eficaz.
Prepara tu opinión antes de la consulta
Al consultar con tu jefe o compañero, no es muy eficiente pedir opiniones o ideas vagas, como "¿Cómo deberíamos decidir el cronograma de este proyecto?". Esto se debe a que estás dejando la solución completamente en manos de la otra persona, lo que puede llevar a conversaciones ineficientes. Decidir un curso de acción de antemano hará que la conversación fluya más fluidamente y te acercará a una solución. Prepara tus ideas con antelación para que sirvan de base a la persona a la que estás consultando, como "Esto es lo que pienso, pero ¿qué opinas tú?".
En esta ocasión, presentamos cómo usar el sistema "Ho-Ren-Sou", una de las normas de etiqueta empresarial japonesas, y algunos puntos clave a tener en cuenta. ¿Por qué no probar el sistema "Ho-Ren-Sou" en tu lugar de trabajo o en tu trabajo a tiempo parcial?