L'étiquette japonaise, comme les salutations et les révérences, est un aspect de la culture japonaise qui suscite un intérêt croissant à l'étranger. Ces pratiques d'étiquette sont également scrupuleusement respectées par de nombreuses personnes, faisant partie des bonnes manières courantes du monde des affaires japonais.
Le «Ho-ren-so» est l'une des règles de savoir-vivre professionnelles fondamentales auxquelles les Japonais accordent une grande importance. Si vous envisagez de travailler au Japon, apprendre et pratiquer le Ho-ren-so vous aidera à accomplir vos tâches et votre travail plus sereinement. Dans cet article, nous vous présenterons sa signification et son utilisation pratique.
Signaler, contacter et consulter font partie de l'étiquette de communication
En japonais, il existe un légume qui a la même prononciation que hourenso, mais dans le monde des affaires, hourenso est une abréviation composée des premières lettres des trois mots «rapport», «contact» et «consultation».
Chaque fonction de reporting, de contact et de conseil a son propre rôle. Apprenez à utiliser ces fonctions de manière appropriée selon la situation.
rapport
En entreprise, le « reporting » désigne le fait pour un subordonné de rendre compte à son supérieur de l'avancement du travail ou des tâches qui lui sont assignées. En demandant aux subordonnés de rendre compte régulièrement de l'état d'avancement des tâches qui leur sont assignées, les supérieurs peuvent facilement suivre l'avancement des tâches, ce qui facilite l'avancement et la gestion des projets. De plus, en signalant immédiatement une urgence, il est possible d'intervenir rapidement avant que le problème ne s'aggrave.
contact
En affaires, « contact » signifie transmettre des faits et des décisions sans y ajouter ses propres opinions ou spéculations. Ce qui distingue « contact » du « rapport » est qu'il sert à informer les parties concernées, sans tenir compte des relations hiérarchiques sur le lieu de travail. Le contenu d'un contact varie, allant de très urgent à moins important pour le destinataire. Le contact est considéré comme important car une communication détaillée au sein d'une entreprise ou d'une équipe facilite l'instauration d'un système de coopération en cas de problème.
consultation
Dans le monde des affaires, le terme « consultation » est utilisé lorsque vous n’êtes pas sûr d’une décision que vous pouvez prendre par vous-même ou lorsque vous souhaitez l’avis de quelqu’un.
Trouvez une solution en demandant conseil à votre supérieur, à vos collègues ou à une personne compétente dans un domaine particulier. Le conseil peut vous aider à identifier des préoccupations ou de nouvelles idées que vous auriez pu négliger. Il peut donc être plus efficace de consulter d'abord plutôt que de vous en préoccuper seul pendant longtemps.
Pourquoi est-il important de rendre compte, de communiquer et de consulter?
Agir en mettant l'accent sur le reporting, la communication et le conseil permettra d'obtenir de meilleurs résultats. La coopération entre les employés et les partenaires externes est essentielle au travail. Cependant, plus le nombre de personnes impliquées dans un projet est élevé, plus le risque de malentendus et de mauvaise communication d'informations est élevé. Dans ce cas, partager l'information avec précision et rapidité, tout en gardant à l'esprit le reporting, la communication et le conseil, permettra d'obtenir de meilleurs résultats. De plus, si l'information est partagée en amont via le reporting, la communication et le conseil, même si une erreur survient en cours de travail, d'autres pourront la remarquer et la signaler, ce qui constituera une mesure préventive pour éviter les problèmes.
signaler, communiquer et consulter ?Quand faut-il
Dans quelles situations spécifiques faut-il signaler, contacter ou consulter ? Nous expliquerons quelques situations professionnelles courantes et fournirons des exemples de phrases à utiliser lors de signalements, de communications et de consultations.
rapport
Exemple : Signaler l'avancement d'une tâche qui vous a été demandée par votre patron
« Je voudrais vous faire un compte rendu de l'avancement des tâches d'aujourd'hui. J'ai rencontré le client aujourd'hui et finalisé les exigences du projet. Le calendrier n'étant pas encore finalisé, je vous ferai un nouveau compte rendu demain. »
contact
Exemple : Informer votre entreprise que vous serez en retard
En raison d'un retard de train, j'arriverai au travail avec environ 30 minutes de retard aujourd'hui. Veuillez m'excuser pour ce retard.
consultation
Exemple : Parler d'un projet à votre patron
« J'aimerais discuter du calendrier du projet. Veuillez prévoir un rendez-vous cet après-midi. »
la rédaction de rapports, de la communication et de la consultationPoints à noter lors de
Il est inutile de rapporter, de communiquer et de consulter si vous vous contentez de transmettre les informations souhaitées. Partager des informations inutiles ne fera que ralentir le travail. Lors de vos rapports, communications et consultations, veillez à l'ordre et au mode de communication.
Signalez les mauvaises nouvelles le plus tôt possible
Il peut être difficile de communiquer de mauvaises informations à votre patron, mais le lui faire savoir dès le début vous aidera à prendre des décisions rapides et à éviter des problèmes plus tard.
・Transmettez le contenu de manière concise, en commençant par les résultats
Lors d'une communication ou d'une consultation, si vous expliquez les choses dans l'ordre chronologique pour vous assurer que votre interlocuteur les comprend, la conversation sera longue. Si vous rapportez, communiquez et consultez sans clarifier le contenu, vous ne ferez que perdre du temps à votre supérieur ou à vos collègues. Il est donc préférable de résumer brièvement le contexte et l'objectif du contenu, puis de commencer par la conclusion. L'utilisation de notes ou de documents est également une méthode efficace.
Préparez votre avis avant la consultation
Lors d'une consultation avec votre supérieur ou un collègue, il est peu efficace de demander des avis ou des idées vagues, comme « Comment devrions-nous décider du calendrier de ce projet ? » Cela revient à laisser la solution à l'autre personne, ce qui peut conduire à des discussions inefficaces. Définir une ligne de conduite à l'avance facilitera la discussion et vous rapprochera d'une solution. Préparez vos réflexions à l'avance pour servir de base à votre interlocuteur, par exemple : « Voilà ce que je pense, et vous, qu'en pensez-vous ? »
Cette fois, nous avons présenté l'utilisation du système « Ho-Ren-Sou », une des règles de bienséance des affaires japonaises, ainsi que quelques points clés à retenir. Pourquoi ne pas l'essayer sur votre lieu de travail ou à temps partiel ?