Etika Jepang, seperti menyapa dan membungkuk, merupakan salah satu aspek budaya Jepang yang menarik perhatian di luar negeri. Praktik etiket ini juga dipatuhi secara ketat oleh banyak orang sebagai tata krama standar dalam dunia bisnis Jepang.
"Ho-ren-so" adalah salah satu etiket bisnis dasar yang sangat dijunjung tinggi oleh orang Jepang. Jika Anda berencana bekerja di Jepang, mempelajari dan mempraktikkan Ho-ren-so akan membantu Anda menjalankan pekerjaan dan tugas dengan lebih lancar. Dalam artikel ini, kami akan memperkenalkan arti Ho-ren-so dan cara mempraktikkannya.
Pelaporan, menghubungi, dan konsultasi merupakan salah satu etika komunikasi.
Dalam bahasa Jepang, ada sayuran yang pelafalannya sama dengan hourenso, tetapi dalam dunia bisnis, hourenso adalah singkatan yang terdiri dari huruf pertama tiga kata "report," "contact," dan "consultation."
Masing-masing fungsi pelaporan, kontak, dan konsultasi memiliki perannya masing-masing. Pelajari cara menggunakan fungsi pelaporan, kontak, dan konsultasi dengan tepat, tergantung situasinya.
laporan
Dalam dunia bisnis, "pelaporan" mengacu pada bawahan yang melapor kepada atasan tentang kemajuan dan perkembangan pekerjaan atau tugas yang diberikan. Dengan meminta bawahan melaporkan status pekerjaan yang telah ditugaskan kepada mereka secara berkala, atasan dapat dengan mudah memahami status tugas terkini, sehingga kemajuan dan manajemen proyek dapat berjalan lebih lancar. Selain itu, dengan segera melapor ketika keadaan darurat terjadi, respons dapat dilakukan dengan cepat sebelum masalah semakin parah.
kontak
Dalam bisnis, "kontak" berarti menyampaikan fakta dan keputusan tanpa menambahkan opini atau spekulasi pribadi. Perbedaan antara "kontak" dan "laporan" adalah penggunaannya untuk menginformasikan informasi kepada pihak-pihak terkait tanpa memandang hubungan hierarkis di tempat kerja. Isi kontak bervariasi, mulai dari yang sangat mendesak hingga yang kurang penting bagi penerimanya. Kontak dianggap penting karena komunikasi yang detail dalam perusahaan atau tim memudahkan pembangunan sistem kerja sama di tempat kerja ketika masalah muncul.
konsultasi
Dalam bisnis, "konsultasi" digunakan saat Anda tidak yakin tentang keputusan yang dapat Anda buat sendiri atau saat Anda menginginkan pendapat seseorang.
Temukan solusi dengan meminta saran dari atasan, rekan kerja, atau seseorang yang berpengetahuan luas di bidang tertentu. Konsultasi dapat membantu Anda menemukan masalah atau ide baru yang mungkin terlewatkan, sehingga akan lebih efisien untuk berkonsultasi terlebih dahulu daripada memikirkannya sendiri dalam waktu lama.
Mengapa pelaporan, komunikasi, dan konsultasi penting?
Bertindak dengan fokus pada pelaporan, komunikasi, dan konsultasi lebih mungkin membuahkan hasil. Dalam bekerja, kerja sama antar karyawan dan dengan mitra eksternal sangatlah penting. Namun, semakin banyak orang yang terlibat dalam suatu proyek, semakin besar kemungkinan terjadinya kesalahpahaman dan miskomunikasi informasi. Dalam hal ini, jika Anda dapat berbagi informasi secara akurat dan cepat dengan tetap memperhatikan pelaporan, komunikasi, dan konsultasi, Anda akan mencapai hasil yang lebih baik. Selain itu, jika informasi dibagikan sebelumnya melalui pelaporan, komunikasi, dan konsultasi, bahkan jika terjadi kesalahan selama proses kerja, orang lain akan memperhatikan dan mengingatkannya, yang berfungsi sebagai tindakan pencegahan untuk mencegah masalah.
melaporkan, berkomunikasi, dan berkonsultasi?Kapan Anda harus
Dalam situasi spesifik apa Anda sebaiknya melaporkan, menghubungi, atau berkonsultasi? Kami akan menjelaskan beberapa situasi bisnis umum dan memberikan contoh kalimat yang dapat digunakan saat melaporkan, berkomunikasi, dan berkonsultasi.
laporan
Contoh: Melaporkan kemajuan tugas yang diminta oleh atasan Anda
Saya ingin melaporkan kemajuan tugas hari ini. Hari ini, saya bertemu dengan klien dan menyelesaikan persyaratan proyek. Jadwalnya belum final, jadi saya akan melaporkan kemajuannya lagi besok.
kontak
Contoh: Memberi tahu perusahaan Anda bahwa Anda akan terlambat
Karena kereta terlambat, saya akan tiba di kantor sekitar 30 menit hari ini. Mohon maaf atas keterlambatan ini.
konsultasi
Contoh: Berbicara dengan atasan Anda tentang sebuah proyek
Saya ingin membahas jadwal proyek. Silakan jadwalkan waktu sore ini.
melaporkan, mengomunikasikan, dan berkonsultasiHal-hal yang perlu diperhatikan saat
Tidak ada gunanya melaporkan, berkomunikasi, dan berkonsultasi jika Anda hanya menyampaikan informasi yang ingin dibagikan. Berbagi informasi yang sia-sia hanya akan memperlambat pekerjaan. Saat melaporkan, berkomunikasi, dan berkonsultasi, Anda harus berhati-hati dengan urutan dan metode komunikasi.
Laporkan berita buruk lebih awal
Mungkin sulit untuk memberi tahu atasan Anda informasi yang buruk, tetapi memberi tahu mereka sejak awal akan membantu Anda membuat keputusan cepat dan menghindari masalah di kemudian hari.
・Sampaikan konten secara ringkas, dimulai dengan hasil
Saat berkomunikasi atau berkonsultasi, jika Anda menjelaskan sesuatu secara kronologis agar lawan bicara mengerti, percakapan akan menjadi panjang. Jika Anda melaporkan, berkomunikasi, dan berkonsultasi tanpa mengklarifikasi isinya, Anda hanya akan membuang-buang waktu atasan atau rekan kerja Anda. Oleh karena itu, sebaiknya rangkum latar belakang dan tujuan konten secara singkat, lalu sampaikan kesimpulannya terlebih dahulu. Menggunakan catatan atau dokumen juga merupakan metode yang efektif.
Siapkan pendapat Anda sebelum konsultasi
Saat berkonsultasi dengan atasan atau kolega, meminta pendapat atau ide yang samar-samar, seperti "Bagaimana kita harus menentukan jadwal proyek ini, ya?", tidaklah efisien. Hal ini karena Anda menyerahkan solusi sepenuhnya kepada orang lain, yang dapat menyebabkan diskusi yang tidak efisien. Menentukan tindakan sebelumnya justru akan membuat diskusi berjalan lebih lancar dan lebih dekat dengan solusi. Persiapkan pemikiran Anda sebelumnya sebagai dasar bagi orang yang Anda konsultasikan, seperti "Ini pendapat saya, tapi bagaimana menurut Anda?"
Kali ini, kami memperkenalkan cara penggunaan dan poin-poin penting "Ho-Ren-Sou", salah satu etiket bisnis Jepang. Mengapa tidak mencoba "Ho-Ren-Sou" di tempat kerja atau pekerjaan paruh waktu Anda?