Japanische Etikette, wie Begrüßungen und Verbeugungen, ist ein Aspekt der japanischen Kultur, der im Ausland Aufmerksamkeit erregt. Diese Etikette-Praktiken werden auch in der japanischen Geschäftswelt von vielen Menschen als Standardmanieren beachtet.

„Ho-ren-so“ ist eine der grundlegenden Geschäftsetiketten, auf die Japaner großen Wert legen. Wenn Sie in Japan arbeiten möchten, hilft Ihnen das Erlernen und Üben von Ho-ren-so, Ihre Arbeit und Aufgaben reibungsloser zu erledigen. In diesem Artikel erklären wir die Bedeutung von Ho-ren-so und wie Sie es in der Praxis anwenden.

Melden, Kontaktieren und Beraten gehört zur Kommunikationsetikette

Im Japanischen gibt es ein Gemüse, das genauso ausgesprochen wird wie Hourenso, in der Geschäftswelt ist Hourenso jedoch eine Abkürzung, die aus den Anfangsbuchstaben der drei Wörter „Bericht“, „Kontakt“ und „Beratung“ besteht.

Jede der Berichts-, Kontakt-und Beratungsfunktionen hat ihre eigene Rolle. Lernen Sie, Berichts-, Kontakt- und Beratungsfunktionen situationsgerecht einzusetzen.

Bericht

In der Wirtschaft bezieht sich „Reporting“ darauf, dass ein Untergebener einem Vorgesetzten über den Fortschritt und die Entwicklung der Arbeit oder zugewiesener Aufgaben berichtet. Indem Untergebene regelmäßig über den Status der ihnen zugewiesenen Arbeit berichten, können Vorgesetzte den aktuellen Status der Aufgaben leicht erfassen, was einen reibungsloseren Projektverlauf und eine reibungslosere Projektabwicklung ermöglicht. Darüber hinaus ist es durch die sofortige Meldung im Notfall möglich, schnell zu reagieren, bevor sich das Problem verschlimmert.

Kontakt

In der Geschäftswelt bedeutet „Kontakt“ die Übermittlung von Fakten und Entscheidungen, ohne eigene Meinungen oder Spekulationen einzubringen. Der Unterschied zwischen „Kontakt“ und „Bericht“ besteht darin, dass er dazu dient, relevante Parteien unabhängig von hierarchischen Verhältnissen am Arbeitsplatz über Informationen zu informieren. Der Inhalt des Kontakts variiert von sehr dringend bis weniger wichtig für den Empfänger. Kontakt wird als wichtig erachtet, weil eine detaillierte Kommunikation innerhalb eines Unternehmens oder Teams den Aufbau eines kooperativen Systems am Arbeitsplatz bei auftretenden Problemen erleichtert.

Beratung

Im Geschäftsleben wird der Begriff „Beratung“ verwendet, wenn Sie sich bei einer Entscheidung, die Sie allein treffen können, unsicher sind oder wenn Sie die Meinung einer anderen Person einholen möchten.

Finden Sie eine Lösung, indem Sie Ihren Chef, Ihre Arbeitskollegen oder jemanden, der sich auf einem bestimmten Gebiet auskennt, um Rat fragen. Durch Beratung können Sie Bedenken oder neue Ideen entdecken, die Sie möglicherweise übersehen haben. Daher kann es effizienter sein, sich zuerst zu beraten, anstatt sich lange Zeit allein damit zu beschäftigen.

Warum sind Berichterstattung, Kommunikation und Beratung wichtig?

Ein Fokus auf Berichterstattung, Kommunikation und Beratung führt eher zu Ergebnissen. Bei der Arbeit ist die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und externen Partnern unerlässlich. Je mehr Personen an einem Projekt beteiligt sind, desto wahrscheinlicher sind jedoch Missverständnisse und eine fehlerhafte Informationsübermittlung. Ein präziser und schneller Informationsaustausch unter Berücksichtigung von Berichterstattung, Kommunikation und Beratung führt zu besseren Ergebnissen. Werden Informationen im Vorfeld durch Berichterstattung, Kommunikation und Beratung ausgetauscht, werden selbst Fehler im Laufe der Arbeit von anderen bemerkt und darauf hingewiesen. Dies dient der Vorbeugung von Problemen.

berichten, kommunizieren und konsultieren?Wann sollten Sie

In welchen konkreten Situationen sollten Sie Meldung erstatten, Kontakt aufnehmen oder Rücksprache halten? Wir erläutern einige gängige Geschäftssituationen und liefern Beispielsätze, die beim Melden, Kommunizieren und Beraten verwendet werden können.

Bericht

Beispiel: Berichten Sie über den Fortschritt einer Aufgabe, die Ihnen Ihr Chef aufgetragen hat.

„Ich möchte über den Fortschritt der heutigen Aufgaben berichten. Heute habe ich mich mit dem Kunden getroffen und die Projektanforderungen finalisiert. Der Zeitplan ist noch nicht final, daher werde ich morgen erneut über den Fortschritt berichten.“

Kontakt

Beispiel: Informieren Sie Ihr Unternehmen über Ihre Verspätung

„Aufgrund einer Zugverspätung werde ich heute etwa 30 Minuten zu spät zur Arbeit kommen. Ich entschuldige mich für die Verspätung.“

Beratung

Beispiel: Mit Ihrem Chef über ein Projekt sprechen

„Ich möchte den Projektzeitplan besprechen. Bitte vereinbaren Sie heute Nachmittag einen Termin.“

der Berichterstattung, Kommunikation und Beratung beachten solltenWas Sie bei

Berichten, Kommunizieren und Beraten hat keinen Sinn, wenn Sie lediglich die Informationen weitergeben, die Sie teilen möchten. Die Weitergabe unnötiger Informationen verlangsamt die Arbeit nur. Achten Sie beim Berichten, Kommunizieren und Beraten auf die Reihenfolge und Art der Kommunikation.

Melden Sie schlechte Nachrichten frühzeitig

Es kann schwierig sein, Ihrem Chef falsche Informationen mitzuteilen, aber wenn Sie ihn frühzeitig informieren, können Sie schneller Entscheidungen treffen und späteren Ärger vermeiden.

- Prägnante Vermittlung der Inhalte, beginnend mit den Ergebnissen

Wenn Sie bei der Kommunikation oder Beratung die Dinge chronologisch erklären, um sicherzustellen, dass der andere sie versteht, wird das Gespräch langwierig. Wenn Sie berichten, kommunizieren und beraten, ohne den Inhalt zu klären, verschwenden Sie nur die Zeit Ihres Chefs oder Ihrer Kollegen. Fassen Sie daher am besten kurz den Hintergrund und den Zweck des Inhalts zusammen und sprechen Sie zunächst über die Schlussfolgerung. Auch die Verwendung von Notizen oder Dokumenten ist eine effektive Methode.

Bereiten Sie Ihre Meinung vor der Konsultation vor

Bei Beratungen mit Ihrem Chef oder Kollegen ist es nicht sehr effizient, nach vagen Meinungen oder Ideen zu fragen, wie z. B. „Wie sollen wir den Zeitplan für dieses Projekt festlegen?“. Denn Sie überlassen die Lösung vollständig dem anderen, was zu ineffizienten Diskussionen führen kann. Wenn Sie sich im Voraus auf eine Vorgehensweise einigen, verläuft die Diskussion tatsächlich reibungsloser und Sie kommen einer Lösung näher. Bereiten Sie Ihre Gedanken im Voraus vor, um sie Ihrem Gesprächspartner als Grundlage zu geben, z. B. „Das ist meine Meinung, aber was denken Sie?“

Dieses Mal haben wir Ihnen die Anwendung des „Ho-Ren-Sou“-Systems vorgestellt, das zur japanischen Geschäftsetikette gehört, und einige wichtige Punkte erläutert, die Sie beachten sollten. Probieren Sie das „Ho-Ren-Sou“-System doch einfach an Ihrem Arbeitsplatz oder in Ihrem Nebenjob aus.