A etiqueta japonesa, como cumprimentos e reverências, é um aspecto da cultura japonesa que tem atraído a atenção no exterior. Essas práticas de etiqueta também são rigorosamente observadas por muitas pessoas como normas de conduta no mundo dos negócios japonês.
"Ho-ren-so" é uma das regras básicas de etiqueta empresarial às quais os japoneses atribuem grande importância. Se você está pensando em trabalhar no Japão, aprender e praticar o Ho-ren-so o ajudará a desempenhar suas funções e tarefas com mais facilidade. Neste artigo, apresentaremos o significado de Ho-ren-so e como aplicá-lo na prática.
Reportar, contatar e consultar são algumas das regras de etiqueta na comunicação.
Em japonês, existe um vegetal com a mesma pronúncia de hourenso, mas no mundo dos negócios, hourenso é uma abreviação formada pelas iniciais das três palavras "report", "contact" e "consultion".
Cada uma das funções de reporte, contato e consultoria tem seu próprio papel. Aprenda a usar reporte, contato e consultoria adequadamente, dependendo da situação.
relatório
No contexto empresarial, "relatório" refere-se à comunicação entre um subordinado e um superior sobre o andamento do trabalho ou das tarefas atribuídas. Ao ter subordinados relatando regularmente o status do trabalho que lhes foi atribuído, os superiores podem compreender facilmente o andamento das tarefas, permitindo um progresso e gerenciamento de projetos mais eficientes. Além disso, ao relatar imediatamente quando ocorre uma emergência, é possível responder rapidamente antes que o problema se agrave.
contato
No mundo dos negócios, "contato" significa transmitir fatos e decisões sem acrescentar opiniões ou especulações pessoais. O que diferencia "contato" de "relatório" é que o primeiro é usado para informar as partes relevantes, independentemente das relações hierárquicas no ambiente de trabalho. O conteúdo do contato varia de extremamente urgente a menos importante para o destinatário. O contato é considerado importante porque a comunicação detalhada dentro de uma empresa ou equipe facilita a construção de um sistema de cooperação no ambiente de trabalho quando surgem problemas.
consulta
No mundo dos negócios, "consultoria" é um termo usado quando você não tem certeza sobre uma decisão que pode tomar sozinho ou quando deseja a opinião de alguém.
Encontre uma solução pedindo conselhos ao seu chefe, colegas de trabalho ou alguém com conhecimento na área. Consultar outras pessoas pode ajudá-lo a identificar problemas ou novas ideias que você talvez tenha deixado passar, por isso pode ser mais eficiente consultar primeiro do que se preocupar sozinho por muito tempo.
Por que é importante relatar, comunicar e consultar?
Agir com foco em relatórios, comunicação e consulta tem maior probabilidade de gerar resultados. No trabalho em equipe, a cooperação entre funcionários e parceiros externos é essencial. Contudo, quanto maior o número de pessoas envolvidas em um projeto, maior a probabilidade de mal-entendidos e falhas na comunicação. Nesse caso, compartilhar informações de forma precisa e ágil, mantendo em mente os princípios de relatórios, comunicação e consulta, trará melhores resultados. Além disso, se as informações forem compartilhadas antecipadamente por meio de relatórios, comunicação e consulta, mesmo que um erro ocorra durante o trabalho, outros o notarão e o apontarão, o que serve como medida preventiva para evitar problemas futuros.
relatar, comunicar e consultar?Quando você deve
Em que situações específicas você deve relatar, contatar ou consultar? Explicaremos algumas situações comuns no mundo dos negócios e forneceremos exemplos de frases que podem ser usadas ao relatar, comunicar e consultar.
relatório
Exemplo: Relatar o progresso de uma tarefa que lhe foi solicitada pelo seu chefe.
"Gostaria de relatar o andamento das tarefas de hoje. Hoje, me reuni com o cliente e finalizamos os requisitos do projeto. O cronograma ainda não foi finalizado, então relatarei o progresso novamente amanhã."
contato
Exemplo: Informar sua empresa que você chegará atrasado.
"Devido a um atraso no trem, chegarei ao trabalho com cerca de 30 minutos de atraso hoje. Peço desculpas pelo atraso."
consulta
Exemplo: Conversar com seu chefe sobre um projeto
"Gostaria de discutir o cronograma do projeto. Por favor, agende um horário para esta tarde."
relatar, comunicar e consultarPontos a serem observados ao
Não faz sentido relatar, comunicar e consultar se você simplesmente transmite as informações que deseja compartilhar. Compartilhar informações desnecessárias só atrasará o trabalho. Ao relatar, comunicar e consultar, você deve ter cuidado com a ordem e o método de comunicação.
Comunique as más notícias o mais cedo possível.
Pode ser difícil dar informações incorretas ao seu chefe, mas informá-lo com antecedência ajudará você a tomar decisões rápidas e evitar problemas futuros.
• Apresente o conteúdo de forma concisa, começando pelos resultados.
Ao comunicar ou consultar, se você explicar as coisas em ordem cronológica para garantir que a outra pessoa entenda, a conversa se tornará longa. Se você relatar, comunicar ou consultar sem esclarecer o conteúdo, estará apenas desperdiçando o tempo do seu chefe ou colegas; portanto, é melhor resumir brevemente o contexto e o objetivo do conteúdo e apresentar a conclusão primeiro. Usar anotações ou documentos também é um método eficaz.
Prepare sua opinião antes da consulta.
Ao consultar seu chefe ou colega, não é muito eficiente pedir opiniões ou ideias vagas, como "Como devemos decidir o cronograma deste projeto?". Isso porque você está deixando a solução inteiramente a cargo da outra pessoa, o que pode levar a discussões ineficientes. Definir um plano de ação antecipadamente tornará a discussão mais fluida e o aproximará de uma solução. Prepare suas ideias com antecedência como base para a pessoa com quem você está conversando, por exemplo: "Eu penso assim, mas o que você acha?".
Desta vez, apresentamos como usar e os pontos-chave do "Ho-Ren-Sou", uma das regras de etiqueta empresarial japonesa. Que tal experimentar o "Ho-Ren-Sou" no seu local de trabalho ou emprego de meio período?