日本で働くときの基本マナーの1つ「報連相」とは？

挨拶やお辞儀などの日本の礼儀作法は国外でも注目される日本文化の一つです。これらの礼儀作法は、日本のビジネスシーンでも当たり前のマナーとして多くの人の間で徹底されています。

「報連相」も日本人が重要視する基本的なビジネスマナーの一つです。もし、日本で働きたいと考えるなら、報連相を覚えて実践できるようになっておくことで、仕事や業務をよりスムーズに進めることができるようになります。この記事では、報連相の意味と具体的な使い方をご紹介します。

報連相はコミュニケーションマナーの一つ

日本語には報連相と同じ発音の野菜がありますが、ビジネスにおける報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の3つの言葉の頭文字を取った略語です。

報連相にはそれぞれ役割があります。その時の状況に応じて適切に、報告、連絡、相談を使い分けられるようになりましょう。

報告

ビジネスでの「報告」とは、部下から上司へ、業務や指示されたタスクの進捗状況や途中経過を報告することです。部下が任された仕事の状況を定期的に報告することで、上司は進行しているタスクの現状が把握しやすくなるため、プロジェクトの進行や管理がスムーズに行えます。また、緊急の事態が発生したときにもすぐに報告することで、トラブルが悪化する前に、迅速な対応をすることもできます。

連絡

ビジネスでの「連絡」は、事実や決定事項などを自分の意見や憶測を加えずに伝えることです。連絡が報告とは異なる点は、職場での上下関係を気にせず情報を関係者に知らせる意味で使われることです。連絡の内容は緊急性の高いものから、受け手に取って重要度が低いものまで様々です。社内やチーム内での連絡を細かくすることで、トラブルが発生したときに職場で協力体制を築きやすいため、連絡が重要視されています。

相談

ビジネスでの「相談」は、自分だけでの判断に迷った時や意見を求めるときに使います。

上司や職場の同僚、あるいは特定の分野に詳しい人にアドバイスを求めることで、解決策を見出します。相談をすることで、自分では見落としていた懸念点や新しいアイデアを探ることができるので、一人で長時間悩むよりまずは相談してみる方が、効率が良いこともあります。

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なぜ報連相が重要なの？

報連相を心掛けて行動すると成果につながりやすくなります。仕事をする時には社員同士や外部パートナーとの協力が必要です。しかし、一つの案件に関わる人が増えれば増えるほど、認識違いや情報の行き違い等が発生しやすくなってしまいます。この時、報連相を意識しながら情報共有を正確にそしてスピーディーにできれば、より良い成果に繋がります。また、報連相で情報を事前共有しておけば、業務進行で万が一ミスが発生しても、他の人が気づいて指摘できるので、トラブルを未然に防ぐ予防線にもなります。

報連相はいつ行うべき？

報告、連絡、相談は具体的にどのような状況で行えばよいのでしょうか？ビジネスシーンでよく見られる場面と一緒に報連相の時に使える例文をご説明します。

報告

例：上司に頼まれていたタスクの進捗状況を報告する

「本日のタスクの進捗状況をご報告します。本日は、クライアントとの打ち合わせでプロジェクト要件が確定しました。スケジュールはまだ確定していので、明日また進捗をご報告します。」

連絡

例：会社への出社が遅れる旨を連絡する

「電車遅延のため、本日は出社が30分ほど遅れます。出社が遅れてしまい申し訳ございません。」

相談

例：プロジェクトについて上司に相談する

「プロジェクトのスケジュールについてご相談させていただきたいです。本日の午後に相談のお時間をください。」

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報連相をするときの注意点

共有したい情報をそのまま伝えるだけでは報連相の意味がありません。無駄の多い情報共有はかえって業務を滞らせてしまいます。報連相とするときは伝える順番や伝え方を工夫しましょう。

・悪い情報は先に、早く報告する

悪い情報はなかなか上司に言いにくいかもしれませんが、早めに伝えておくことで後々の迅速な判断でのトラブル回避に繋がります。

・内容は簡潔に結果から伝える

連絡や相談をするとき、相手に理解してもらうために時系列順で伝えると、話が長くなってしまいます。内容が曖昧なまま報連相をすると、上司や同僚の時間を奪ってしまうだけなので、内容の背景や目的を簡潔にまとめ、結論先行で話しましょう。メモや資料を使うのも有効な方法です。

・相談の前に意見を用意する

上司や同僚に相談するとき、「このプロジェクトのスケジュールはどのよう決めたら良いですか？」のように意見やアイデアを漠然と聞くのはあまり効率的とは言えません。なぜなら、解決策を全て相手に委ねているため非効率な議論になってしまう可能性があるからです。相談の前に予め方針を決めておいた方が、かえってスムーズに話が進み解決に近づきます。「私はこう考えますが、ご意見いただけますか？」のように、相談相手にとって判断基準となる考えを事前に準備しておきましょう。

今回は、日本のビジネスマナーの1つである報連相の使い方とそのポイントを紹介しました。あなたの職場やアルバイト先でも、ぜひ報連相を試してみてはいかがでしょうか？