Selamlaşma ve eğilme gibi Japon görgü kuralları, Japon kültürünün yurtdışında ilgi gören bir yönüdür. Bu görgü kuralları, Japon iş dünyasında da birçok kişi tarafından standart görgü kuralları olarak benimsenmektedir.
"Ho-ren-so", Japonların büyük önem verdiği temel iş görgü kurallarından biridir. Japonya'da çalışmayı düşünüyorsanız, Ho-ren-so'yu öğrenmek ve uygulamak, işlerinizi ve görevlerinizi daha sorunsuz bir şekilde yürütmenize yardımcı olacaktır. Bu yazıda, Ho-ren-so'nun anlamını ve pratikte nasıl kullanılacağını ele alacağız.
Raporlama, iletişim kurma ve danışmanlık iletişim görgü kurallarından biridir
Japoncada hourenso ile aynı telaffuza sahip bir sebze vardır, ancak iş dünyasında hourenso, "rapor", "iletişim" ve "danışma"kelimelerinin ilk harflerinden oluşan bir kısaltmadır.
Raporlama, iletişim kurma ve danışmanlık işlevlerinin her birinin kendine özgü bir rolü vardır. Duruma göre raporlama, iletişim kurma ve danışmanlık işlevlerini uygun şekilde kullanmayı öğrenin.
rapor
İş dünyasında "raporlama", bir astın işin veya atanan görevlerin ilerleyişi ve ilerlemesi hakkında bir üst yöneticiye rapor vermesi anlamına gelir. Astların kendilerine atanan işin durumunu düzenli olarak raporlamaları sayesinde, üstler görevlerin mevcut durumunu kolayca anlayabilir ve bu da proje ilerlemesini ve yönetimini daha sorunsuz hale getirebilir. Ayrıca, acil bir durum meydana geldiğinde anında raporlama yaparak, sorun daha da kötüleşmeden önce hızlı bir şekilde müdahale etmek mümkündür.
temas etmek
İş dünyasında "temas", kendi görüş veya tahminlerinizi eklemeden gerçekleri ve kararları iletmek anlamına gelir. "Temas"ı "rapor"dan farklı kılan, iş yerindeki hiyerarşik ilişkiler gözetilmeksizin ilgili taraflara bilgi vermek için kullanılmasıdır. İletişimin içeriği, alıcı için çok acil olandan daha az önemli olana kadar değişir. İletişimin önemli kabul edilmesinin nedeni, bir şirket veya ekip içinde ayrıntılı iletişimin, sorunlar ortaya çıktığında iş birliğine dayalı bir sistem kurmayı kolaylaştırmasıdır.
danışma
İş hayatında, kendi başınıza verebileceğiniz bir karardan emin olmadığınızda veya birinin fikrini almak istediğinizde "danışma" terimi kullanılır.
Patronunuzdan, iş arkadaşlarınızdan veya belirli bir alanda bilgi sahibi birinden tavsiye isteyerek bir çözüm bulun. Danışmanlık, gözden kaçırmış olabileceğiniz endişeleri veya yeni fikirleri bulmanıza yardımcı olabilir; bu nedenle, uzun süre tek başınıza endişelenmek yerine, önce danışmak daha verimli olabilir.
Raporlama, iletişim ve danışmanlık neden önemlidir?
Raporlama, iletişim ve danışmanlık odaklı hareket etmek daha fazla sonuç doğurur. Çalışırken, çalışanlar ve dış ortaklar arasında iş birliği gereklidir. Ancak, bir projeye ne kadar çok kişi dahil olursa, yanlış anlaşılmalar ve bilgi iletişiminin eksikliği de o kadar olasıdır. Bu durumda, raporlama, iletişim ve danışmanlığı göz önünde bulundurarak bilgileri doğru ve hızlı bir şekilde paylaşabilirseniz, daha iyi sonuçlar elde edersiniz. Ayrıca, raporlama, iletişim ve danışmanlık yoluyla önceden bilgi paylaşılırsa, çalışma sırasında bir hata oluşsa bile, başkaları bunu fark edip uyaracak ve bu da sorunların oluşmasını önlemek için önleyici bir tedbir görevi görecektir.
bildirimde bulunmalı, iletişim kurmalı ve danışmalısınız?Ne zaman
Hangi durumlarda bildirimde bulunmalı, iletişime geçmeli veya danışmalısınız? Bazı yaygın iş durumlarını açıklayacak ve bildirimde bulunurken, iletişim kurarken ve danışmanlık yaparken kullanılabilecek örnek cümleler sunacağız.
rapor
Örnek: Patronunuzun sizden istediği bir görevin ilerleyişini raporlamak
"Bugünkü görevlerin ilerleyişi hakkında bilgi vermek istiyorum. Bugün müşteriyle görüştüm ve proje gereksinimlerini netleştirdim. Program henüz kesinleşmedi, bu yüzden yarın tekrar ilerleme hakkında bilgi vereceğim."
temas etmek
Örnek: Şirketinize geç kalacağınızı bildirmek
"Tren gecikmesi nedeniyle bugün işe yaklaşık 30 dakika geç kalacağım. Geç kaldığım için özür dilerim."
danışma
Örnek: Patronunuzla bir proje hakkında konuşmak
"Proje takvimini görüşmek istiyorum. Lütfen öğleden sonra bir zaman ayarlayın."
Raporlama, iletişim ve danışmanlık yaparken dikkat edilmesi gereken noktalar
Paylaşmak istediğiniz bilgileri iletmek dışında, raporlamanın, iletişim kurmanın ve danışmanlık yapmanın bir anlamı yoktur. Gereksiz bilgi paylaşımı, işi yavaşlatmaktan başka bir işe yaramaz. Raporlama, iletişim kurma ve danışmanlık yaparken, iletişimin sırasına ve yöntemine dikkat etmelisiniz.
Kötü haberleri erken bildirin
Patronunuza yanlış bilgi vermek zor olabilir, ancak onlara erkenden haber vermek, hızlı karar almanıza ve daha sonra sorun yaşamamanıza yardımcı olacaktır.
・Sonuçlardan başlayarak içeriği özlü bir şekilde iletin
İletişim kurarken veya danışırken, karşınızdaki kişinin anladığından emin olmak için kronolojik sırayla açıklamalar yaparsanız, konuşma uzar. İçeriği netleştirmeden raporlama, iletişim kurma ve danışmanlık yaparsanız, patronunuzun veya iş arkadaşlarınızın zamanını boşa harcamış olursunuz. Bu nedenle, içeriğin arka planını ve amacını kısaca özetleyip önce sonuca varmak en iyisidir. Not veya belge kullanmak da etkili bir yöntemdir.
Danışmadan önce fikrinizi hazırlayın
Patronunuz veya iş arkadaşınızla görüşürken, "Bu projenin takvimine nasıl karar vermeliyiz?" gibi belirsiz fikir veya görüşler sormak pek etkili olmayacaktır. Çünkü çözümü tamamen karşınızdaki kişiye bırakıyorsunuz ve bu da verimsiz tartışmalara yol açabilir. Önceden bir eylem planı belirlemek, görüşmenin daha akıcı ilerlemesini ve sizi bir çözüme daha da yaklaştırmasını sağlayacaktır. "Ben böyle düşünüyorum, peki ya sen ne düşünüyorsun?" gibi düşüncelerinizi danışacağınız kişiye dayanak olarak önceden hazırlayın.
Bu sefer, Japon iş görgü kurallarından biri olan "Ho-Ren-Sou" nun nasıl kullanılacağını ve püf noktalarını ele aldık. "Ho-Ren-Sou"yu iş yerinizde veya yarı zamanlı işinizde denemeye ne dersiniz?