Японский этикет, такой как приветствия и поклоны, — один из аспектов японской культуры, привлекающий внимание за рубежом. Многие люди также неукоснительно соблюдают эти правила, считая их стандартными правилами поведения в деловом мире Японии.
«Хо-рен-со» — один из основных принципов делового этикета, которому японцы придают большое значение. Если вы планируете работать в Японии, изучение и практика «Хо-рен-со» помогут вам более эффективно выполнять свою работу и задачи. В этой статье мы расскажем о значении «Хо-рен-со» и о том, как его применять на практике.
Отчетность, контактирование и консультирование являются частью этикета общения.
В японском языке есть овощ, который произносится так же, как и хорэнсо, но в деловом контексте хорэнсо — это сокращение, составленное из первых букв трех слов: «отчет», «контакт» и «консультация».
Каждая из функций информирования, связи и консультирования имеет свою собственную роль. Научитесь использовать функции информирования, связи и консультирования в зависимости от ситуации.
отчет
В бизнесе «отчётность» означает, что подчинённый отчитывается перед руководителем о ходе выполнения работы или порученных задач. Регулярные отчёты от подчинённых о статусе порученных им работ позволяют руководителю легко контролировать текущий статус задач, что способствует более плавному ходу проекта и управлению им. Кроме того, немедленно сообщая о возникновении чрезвычайной ситуации, можно быстро отреагировать до того, как ситуация усугубится.
контакт
В бизнесе «контакт» означает передачу фактов и решений без добавления собственных мнений или домыслов. Отличие «контакта» от «отчёта» заключается в том, что он используется для информирования заинтересованных сторон о информации, не принимая во внимание иерархические отношения на рабочем месте. Содержание контакта варьируется от крайне срочного до менее важного для получателя. Контакт считается важным, поскольку детальное взаимодействие внутри компании или команды облегчает выстраивание системы сотрудничества при возникновении проблем.
консультация
В бизнесе слово «консультация» используется, когда вы не уверены в решении, которое можете принять самостоятельно, или когда вы хотите узнать чье-то мнение.
Найдите решение, обратившись за советом к своему руководителю, коллегам по работе или кому-то, кто разбирается в конкретной области. Консультации помогут вам выявить проблемы или новые идеи, которые вы могли упустить из виду, поэтому может быть эффективнее сначала проконсультироваться, чем долго переживать в одиночку.
Почему важны отчетность, коммуникация и консультирование?
Сосредоточение внимания на отчетности, коммуникации и консультировании с большей вероятностью приведет к результатам. В процессе работы необходимо сотрудничество между сотрудниками и внешними партнерами. Однако чем больше людей вовлечено в проект, тем выше вероятность недопонимания и неправильной передачи информации. В этом случае, если вы можете точно и быстро обмениваться информацией, не забывая при этом об отчетности, коммуникации и консультировании, вы достигнете лучших результатов. Кроме того, если информация передается заранее посредством отчетности, коммуникации и консультирования, даже если в ходе работы произойдет ошибка, другие заметят ее и укажут на нее, что служит превентивной мерой для предотвращения возникновения проблем.
сообщать, сообщать и консультироваться?Когда следует
В каких конкретных ситуациях следует сообщать, связываться или консультироваться? Мы объясним некоторые распространённые деловые ситуации и приведём примеры предложений, которые можно использовать при сообщении, общении и консультировании.
отчет
Пример: отчет о ходе выполнения задачи, поставленной вам начальником.
«Хочу сообщить о ходе выполнения сегодняшних задач. Сегодня я встретился с заказчиком и согласовал требования к проекту. График ещё не утверждён, поэтому завтра я снова доложу о ходе работ».
контакт
Пример: Информирование вашей компании о том, что вы задерживаетесь
«Из-за задержки поезда я сегодня приеду на работу примерно на 30 минут позже. Прошу прощения за опоздание».
консультация
Пример: разговор с начальником о проекте
«Я хотел бы обсудить график проекта. Пожалуйста, назначьте время сегодня днём».
составлении отчетов, общении и консультированииНа что обратить внимание при
Нет смысла отчитываться, общаться и консультироваться, если вы просто передаёте информацию, которой хотите поделиться. Распространение бесполезной информации только замедлит работу. При отчётности, общении и консультировании следует внимательно следить за порядком и способом коммуникации.
Сообщайте плохие новости как можно раньше
Может быть сложно сообщить своему начальнику неверную информацию, но, сообщив ему об этом как можно раньше, вы сможете быстрее принимать решения и избегать неприятностей в дальнейшем.
・Передавайте содержание кратко, начиная с результатов
Если при общении или консультировании вы излагаете информацию в хронологическом порядке, чтобы убедиться, что собеседник вас понимает, разговор затянется. Если вы отчитываетесь, общаетесь и консультируете, не разъясняя суть, вы лишь напрасно тратите время своего руководителя или коллег. Поэтому лучше всего кратко изложить предысторию и цель сообщения и начать с выводов. Использование заметок или документов также является эффективным методом.
Подготовьте свое мнение перед консультацией
Консультируясь с руководителем или коллегой, не очень эффективно спрашивать об общих мнениях или идеях, например: «Как нам определиться с графиком этого проекта?». Это связано с тем, что вы оставляете решение полностью на усмотрение другого человека, что может привести к неэффективному обсуждению. Заранее определив план действий, вы на самом деле сделаете обсуждение более гладким и приблизите вас к решению. Заранее подготовьте свои мысли, чтобы они стали основой для обсуждения с тем, с кем вы консультируетесь, например: «Вот что я думаю, а что думаете вы?»
На этот раз мы рассказали, как использовать систему «Хо-Рен-Соу», один из элементов японского делового этикета, и расскажем о некоторых ключевых моментах, которые стоит учитывать. Почему бы не попробовать систему «Хо-Рен-Соу» на работе или на подработке?